Los socios de Acceso Fácil, una nueva herramienta de marketing y gestión de eventos, proponen soluciones que simplifican el sistema de invitación e iniciativas personalizadas para recibir a los invitados.

La idea surgió hace poco más de un año, cuando Álvaro Pérez (21), planificó un sistema de venta de entradas para diferentes eventos. Ese emprendimiento evolucionó dando paso a uno nuevo: Acceso Fácil, una herramienta de marketing y gestión de invitaciones a eventos que está operativa desde octubre.

Con el plan de venta de entradas, se presentó al programa RunIT de la Cámara Uruguaya de Tecnologías de la Información (Cuti) y comenzó a «bajarlo a tierra». Hasta marzo estaba convencido que iba a lanzar la boletería. Realizó entrevistas y estudió el mercado, pero pronto comenzó a idear formas de generar más beneficios, tanto para el organizador de eventos como para los invitados.

«Tenía toda la idea armada pero con mi formación (en Ciencias de la Comunicación) no tenía el conocimiento necesario para hacerlo solo. Entonces salí a buscar una persona que fuera la pata que le faltaba al proyecto», explicó Pérez.

Para mediados de agosto, asociado con el hermano de su mejor amigo, Juan Pablo Conde (27, ingeniero en sistemas), logró tener desarrollado el sistema, pero aún tenía dudas sobre si realmente iba a funcionar. Se decidió por lanzar el servicio, pero solo como sistema de invitaciones, apuntando a un público de congresos y eventos sociales de marcas, para ir «generando un nombre».

Acceso Fácil ofrece prolongar los efectos de un evento en el tiempo. «Queremos que si estás invirtiendo US$ 10.000 en un evento de cuatro horas, ese dinero se convierta en una inversión efectiva», explicó Pérez.

Para volver efectivo su plan, los socios implementan distintas acciones durante tres etapas distintas de la actividad: previo al evento envían las invitaciones y generan expectativa, durante el encuentro reciben a los invitados e implementan acciones creativas, y a posteriori presentan las evaluaciones al organizador.

La previa
Tras una reunión con los organizadores, para acceder a la lista de invitados y firmar un contrato de confidencialidad de la base de datos, los emprendedores proponen distintas alternativas que se ajusten a los requerimientos. Luego son enviadas las invitaciones, ya sea por correo electrónico o postal, o una combinación de ambas. También ofrecen la creación de un micrositio, si se trata de un evento abierto y se necesita que las personas se registren.

Días antes del evento la empresa puede enviar videos o imágenes para generar expectativa. Y durante todo ese perìodo, el organizador tiene acceso vía internet a un panel de control, para tener información sobre las confirmaciones de los invitados.

Un evento creativo
Durante la actividad, Acceso Fácil dispone personal que oficia de anfitrión. Equipados con dispositivos móviles interconectados, los anfitriones leen las invitaciones, que tienen un código personal y único.

Al conocer quienes han ingresado, los organizadores tienen la posibilidad de activar distintas acciones personalizadas. Pérez explicó que por ejemplo se puede enviar mensajes de texto agradeciendo la asistencia o disparar mensajes, fotografías o videos en monitores que dispone Acceso Fácil en las instalaciones de cada evento.

«La idea es jugar con la experiencia de la gente dentro del evento y personalizarlo», indicó Pérez.

El emprendedor explicó que si, por ejemplo, los organizadores están interesados en la presencia de una persona en particular, pueden enviarles un mensaje de texto cuando esa persona se registra en la entrada,para que la reciban de forma especial o la agasajen.

Evaluación posevento
Culminado el evento, Acceso Fácil brinda un reporte de asistencia en el cual se puede ver cuantas personas confirmaron su asistencia, y de ellas, cuantas y cuàles efectivamente asistieron.

Más tarde, si el organizador así lo dispone, la empresa se pone en comunicación con los asistentes para por ejemplo, entregar un obsequio, o enviar las fotos del evento.

Futuro e internacionalización
«La idea es llegar a los eventos más grandes de Uruguay. Queremos acceder a aquellos que nos sirvan como ventana como las Campanas de Oro, los encuentros del IAB, Moweek, el Desachate o las fiestas de los canales de televisión», explicó Pérez.

En Uruguay se plantean brindar una solución integral,pero para la internacionalización proyectan una estrategia distinta: no pondrán el personal, sino el software, para que los organizadores se encarguen del resto.

Los emprendedores tienen previsto estar durante el verano en varios eventos de Punta del Este.

Diario El Observador, sección Café & Negocios Emprendedores del Diario El Observador.
Nota: https://www.elobservador.com.uy/eventos-mejor-organizados-que-dejan-huellas-mas-tiempo-n266375