Organizar un evento ONLINE tiene algunas particularidades frente a un evento presencial. Por eso junto a todo el equipo de ACCESOFÁCIL armamos este listado de recomendaciones.
Si te quedan dudas puedes escribirnos a info@accesofacil.com
Duración:
Un evento ONLINE por su naturaleza y distracciones que tienen los participantes es importante que sean cortos. Cortos no quiere decir acelerados sino eficientes, donde el tiempo por cada orador sea el necesario para lograr su punto y poder seguir adelante. Cuando hablamos de duración nos referimos no sólo en la extensión de cada orador sino también en su totalidad. Es decir, si tu evento presencial es de tres días debes hacer todo lo posible para que sea de un día, máximo dos siempre priorizando la eficiencia del tiempo/contenido.
Brief del evento
Comparte un brief con todos los involucrados en la organización, más allá de la agenda, un brief entre los moderadores, speakers y organizadores para que todos estén en la misma página. De esta forma se evitan contratiempos y espacios vacíos donde el participante pueda notar desorganización y optar retirarse del evento ONLINE.
Relevancia:
El primer punto parece obvio, pero vale la pena no pasarlo por alto; cualquier evento que organices debe tener en cuenta las circunstancias que estamos pasando. La primera pregunta es cuál es el objetivo del evento y entender que es relevante para tu público hoy.
Eso no quiere decir que cada evento virtual debe considerar la pandemia y sus efectos en la sociedad; es simplemente tomarlo en cuenta. Por ejemplo, hacer un evento de creatividad musical no necesariamente ayude a mejorar la situación actual, pero sí cubre la necesidad de entretenimiento y distracción en cuarentena. Es importante encontrar el giro que permita lograr el cometido/objetivo del evento y esté alineado con lo que el público espera.
Moderadores:
En un evento físico, los moderadores ayudan a contextualizar la información presentada, y a su vez ayudan a mantener la energía alta. Muchas organizaciones creen que, porque el evento se hace en el área virtual, éste no es necesario.
La realidad, es que es muy necesario. Tener una persona que “una” las sesiones virtuales de los participantes, también ayuda a aliviar ese sentimiento de soledad/aislamiento que a veces generan los eventos online.
La mejor forma de implementarlo es que el moderador comience introduciendo el evento – como un evento regular – y luego modere las preguntas que haya de los participantes.
Chat entre los participantes:
El componente de cara a cara del networking en los eventos físicos a veces son promocionados como la mejor parte de las conferencias.
Mientras esto en los eventos online es lo más difícil de llevar adelante, sí se puede asistir a los participantes para interactuar con los speakers haciendo uso del chat para hacer preguntas.
El moderador debería introducir a los participantes al evento una vez entren, y dejarles claro la dinámica.
A su vez, algo bueno que tiene la dinámica de eventos online, es la posibilidad de hacer encuestas a los participantes y tener respuestas inmediatas. Se debe entrenar a los moderadores a usar éstas herramientas, para que los eventos sean más interesantes e interactivos.
En ACCESOFÁCIL podemos ayudarte con esto, incluso tenemos la posibilidad de crear espacios de networking en formato speed dating donde cada participante de forma aleatoria puede mantener una videoconferencia durante el tiempo que la organización quiera. Sin duda no es como estar en persona, pero si una herramienta que permite conectarse con personas de todo el mundo con un mismo interés desde tu propio celular o laptop. Te interesa saber más escribirnos a comercial@accesofacil.com
Probar la plataforma:
Para cualquier evento online, debería ser obligatorio hacer una prueba/demo con los exponentes para que entiendan la dinámica del evento, y evitar errores por parte de la organización.
Es posible que tus exponentes ya hayan ido o hecho algún evento online, pero no todas las plataformas son iguales, y los exponentes deben entenderlas a la perfección.
El equipo de ACCESOFÁCIL está capacitado y entrenado para ayudarte a elegir la plataforma que mejor se adapta a tu evento al igual que implementarla y asegurarse que todo funcione correctamente.
Calidad de la cámara / filmación:
Para que un evento online se sienta más como una experiencia cara a cara, se debe solicitar a los exponentes que usen sus cámaras cuando expongan una presentación.
Ésto permite a los participantes ver a los exponentes durante la presentación, lo cual les da más información como mensajes no verbales, etc.
Es importante que el presentador no solo tenga una conexión decente, sino que luz aceptable. No es algo desafiante para ellos, pero sí importante a tener en cuenta.
Por otro lado recomendamos también en los eventos que los speakers puedan reunirse montar una escenografía y hacer una producción profesional. Esto no solo le genera mayor valor al evento si no que diferencia frente al resto de eventos ONLINE. Si necesitas ayuda contamos con un equipo profesional de filmación donde podemos trabajar con varias cámaras a la vez, rotular a cada presentador y brindar una experiencia similar a la de un programa de televisión. ¿Te interesa saber más? Escribenos a comercial@accesofacil.com
Calidad del audio:
Si los exponentes de un evento online no tienen la mejor cámara o iluminación, el evento puede continuar si el contenido es excelente. Pero si el audio del exponente no es sólido, puede pasar que los participantes simplemente se vayan.
La calidad del sonido del exponente no es negociable:
No es extraño ver en eventos online que los exponentes solo crean que con un microfono de laptop sea suficiente, sin tomar en cuenta la acústica del cuarto en el que están, ruido de fondo, perros ladrando, bebés llorando, la aspiradora de la familia, etc.
Si por cualquier razón el exponente no puede entregar un audio de calidad, la mejor opción es que se presente un video pregrabado y al final de la presentación el mismo esté para responder preguntas de los participantes.
Operador:
Trabajar con nuevas plataformas lleva a que existan posibles errores. Es importante dedicarle el tiempo necesario a cada una para aprender a usarlas y sacar el mayor provecho de la misma.
Si no cuentas con una persona en tu equipo que pueda hacerlo, podemos ayudarte, somos tu partner tecnológico para que tu evento se ejecute de forma correcta.
Errores:
Prepárate para experimentar errores, como en todo evento existen fallas y en un evento ONLINE también pueden pasar. Recomendamos tener planes B por cada situación y por sobre todo conservar la calma, un organizador de eventos debe saber manejar estas situaciones y estar preparado para tomar decisiones rápidas para encauzar un evento. Te recomendamos leer la nota recomendaciones durante un evento ONLINE.
¿Te interesa saber más? Escribenos a comercial@accesofacil.com
Te recomendamos leer: Beneficios de organizar un evento ONLINE.