Las empresas uruguayas buscan alternativas para seguir en contacto con sus clientes mientras desde el gobierno se pide distancia social

Al fundador de Acceso Fácil, Álvaro Pérez, la cuarentena se le presenta como una «oportunidad y un desafío para hacer el ejercicio de pensar qué se puede hacer a nivel empresarial con los eventos”.
Acceso Fácil ofrece servicios de software para realizar eventos, congresos, talleres y conferencias presenciales pero también tenía desarrollada una plataforma online. En la última semana ha recibido numerosas consultas de empresas que buscan reorganizar eventos de offline a online y “de un nuevo espectro que se ha dado por el coronavirus que es de servicios estudiantiles de quienes quieren dar cursos y talleres”.

El fundador de Acceso Fácil explicó que cada caso debe ser analizado, ya que no todos los eventos empresariales se pueden pasar a una dinámica online y funcionar de la misma manera. “Lo que está pasando es que las empresas que nos contactan analizan si vale la pena o no hacer el evento online”, comentó.

Si el evento es para vender un producto o servicio se busca posponer la fecha para más adelante, pero si es para fidelizar al cliente o replicar contenido se prefiere realizarlo en línea. “Hay empresas que se están interesando en conocer nuestro sistema de eventos online porque, como todos, tienen la incertidumbre de cuánto durará esta situación” dijo.

En la última semana, por el avance del coronavirus y la Emergencia Sanitaria decretada por el gobierno, las reuniones, los eventos empresariales y los encuentros de negocio se vieron afectados por una cuarentena preventiva que trajo de la mano el home office para la mayoría de las empresas uruguayas. Muchas ya cancelaron, reorganizaron y reprogramaron actividades ante la prohibición de eventos, pero otras se adecuaron a las circunstancias con herramientas tecnológicas.

“Esta situación nos puso una nueva posibilidad sobre la mesa: la posibilidad de una nueva funcionalidad a la hora de organizar un evento. Para que las empresas no se queden solo con el físico sino también con la parte online”, reflexionó.

Educación online

Por decisión de Presidencia las clases se suspendieron, de forma presencial, en todos los centros y niveles del país, tanto públicos como privados. La forma de dar clase cambió para docentes y alumnos que trabajan en diferentes plataformas digitales.
Pérez explicó que cada curso, seminario o taller que los centros educativos dictan online son eventos, “estos eventos generan un gran volumen de datos que si no se procesan no se puede hacer nada con ellos. Esa información es vital para las acciones que tomarán a futuro. Es un tema de educación, y todavía hay marcas que el cambio del offline al online aun no lo perciben, más ahora que se dio un cambio en solo dos semanas. Pero todo negocio necesita tener su pata digital” dijo.

El fundador definió Acceso Fácil como “un CRM (Costumer Relationship Managment) hecho para eventos corporativos”, y explicó que ofrecen un servicio integral de software, hardware y know how. Además la empresa ofrece el seguimiento de clientes antes, durante y después de un evento, lo que permite ver su comportamiento para con la marca, su fidelidad y saber si realmente son potenciales clientes. “Hoy en día el mercado está mucho más preparado e interesado en optimizar sus recursos y mejorar su venta en base a información” opinó.

Los servicios de Acceso Fácil pueden ser orientados por la empresa o autogestionados. “Si un productor nos solicita un evento en el año se le cobra por ese evento puntual” explicó Pérez y agregó: “pero también existen los planes mensuales, que son una nueva veta de negocio que estamos gestionando”.

Según explicó, con un plan mensual, las empresas pueden pagar una licencia que le permita hacer eventos ilimitados y autogestionados. Este servicio, que tiene un contrato mínimo de seis meses es popular entre centros educativos, y buscan venderlo a bancos y centros de cowork.

“Estos planes son algo que soñamos hacer desde que empezamos la empresa, porque nos permite escalar. Con esto rompemos la barrera del pago por evento y el paradigma de que Acceso Fácil es útil solo para eventos grandes” declaró Pérez. Y dijo que están implementando este servicio ahora porque ya tienen un know how del mercado y la industria, y porque “el mercado está maduro para este tipo de plataformas”.

Eventos

En Acceso Fácil los eventos pueden organizarse de tres maneras: con invitación, con registro de participantes o con venta de entradas. Para crear un evento en la plataforma de Acceso Fácil solo hace falta crearse un usuario de organizador de evento y elegir la opción deseada.
Si se quiere organizar un evento con invitación se debe cargar la lista de invitados a la web de Acceso Fácil, donde se personalizarán las invitaciones y se enviarán vía mail con la opción de confirmar o rechazar el evento. Esto permite tener un control de quién participará.
Por otro lado, si se prefiere el registro, desde Acceso Fácil se enviará un formulario al email de cada posible participante que le solicitará datos para confirmar su lugar. Una vez confirmado, le llegará un código QR con el cual tendrá acceso al evento.
Además, también existe la posibilidad de vender entradas. En este caso, el organizador del evento deberá cargar el monto que desea cobrar y podrá tener un seguimiento de las ventas.